Quand le client part en rando avec toi, n’a pas mis les chaussures, pas pris la carte, et te demande de choisir la destination.
Le kick-off, ce moment supposé magique
Un kick-off, c’est censé être le grand moment. Le top départ. La grande messe qui donne envie d’y croire, un moment où l’on puise sa motivation et que l’on se dit que l’on va faire de grandes choses cette fois. L’équipe projet se réunit, les objectifs sont clairs, les rôles sont posés, tout le monde se regarde dans les yeux (ou dans la caméra Teams) et dit : « On y va. On est Ensemble. Nous sommes une grande équipe »
Enfin… ça, c’est dans les présentations PowerPoint sur la gestion de projet.
Parce que dans la vraie vie, un kick-off, ça peut aussi être :
une réunion floue,
avec des gens mal à l’aise,
aucun support,
un besoin pas défini,
et un client qui te regarde en mode : « Bon, alors, vous faites quoi ? »
Et ça m’est arrivé. Deux fois. En trois semaines.
Deux kick-offs, deux naufrages
Projet A : le kick-off fourre-tout
Voilà le contexte, un nouveau projet, pas un grand truc, mais la présentation que l’on me fait avant me plaît. On m’invite à une réunion « kick-off ». Je me dis : parfait, ça va cadrer le démarrage.
Participants : 3 côté client, 5 côté ESN. Dès le départ, on nous demande de nous présenter, un par un. Je me présente donc. Mais déjà… j’ai un doute. C’est vraiment ça, un kick-off ?
Puis vient le moment de « l’expression de besoin ». Et là, c’est flou. Très flou. En fait, il y a trois projets différents. Le client ne sait pas encore lequel prioriser. Le besoin n’est pas finalisé. Et au détour d’une phrase, je comprends qu’ils attendent de moi… tout. PO, business owner, architecte, développeur. L’homme-orchestre.
Je glisse un message à mon commercial en chat :
“Tu étais au courant ?”
Réponse :
“Ah non, pas du tout. On m’avait pas dit cela, j’apprends le besoin là.”
Normal.
Et le mieux ? Le besoin réel ne sera finalement là qu’en septembre. Mais on a quand même fait un kick-off. Sans support. Sans planning. Sans rien. Et je me dis qu’on a fait cette réunion juste pour dire qu’on l’a faite. Cela coche une case dans la checklist.
Projet B : le kick-off fantôme
Autre projet, autre ambiance. Cette fois, le client est seul. Une personne. Sérieuse. Froide. Glaciale.
Pas de support. Pas de présentation. Juste un silence gênant et quelques questions :
“Vous avez le planning ?”
“Comment vous allez organiser les réunions ?”
“Qui va remplir le tableau de suivi ?”
Spoiler : tout ça, c’est censé être son rôle.
Je comprends alors que je vais devoir :
planifier les réunions de suivi moi-même,
créer les outils de suivi, ou du moins demander autour le/les fichier(s),
courir après les autres intervenants du projet que je ne connais pas encore.
C’est plus un test d’endurance qu’un démarrage de projet.
Un kick-off, c’est censé servir à quoi ?
Mais alors ? Je sais que mes articles sont une plainte, un long appel à l’aide. Mais aussi un espoir, des questions, une recherche de solution, la solution ultime.
Donc, pour moi, la réunion sert à poser les bases, montrer le cap, présenter les personnes, les rôles et responsabilités. Et surtout, il faut générer de l’enthousiasme, un sentiment d’appartenance à une équipe et avoir une vision claire de la réussite.
Un bon kick-off devrait :
clarifier les objectifs du projet,
identifier les parties prenantes et leurs rôles,
poser un planning initial (même vague),
créer une dynamique de collaboration,
fournir un support avec les infos utiles (j’en suis à me contenter d’un pauvre PDF, mais un vrai truc).
Et un kick-off ne devrait jamais être :
une session d’impro,
une réunion où le client découvre son propre projet,
une mise à lépreuve du prestataire (« voyons s’il comprend tout sans explication »).
Pourquoi ça déraille autant ?
J’ai quelques hypothèses, il doit y’en avoir d’autres :
Le client n’est pas prêt, mais doit « lancer quelque chose »
Le commercial a vendu un archi sans poser assez de questions, mais souvent il y a un besoin qui a en fait changé…
Le besoin est flou, mais l’agenda politique pousse à faire genre “ça avance”
Le rôle de chef de projet est… comment dire… vacant ?
La confusion des responsabilités est telle que l’on attend du prestataire qu’il « organise » pour tout le monde
Et parfois, un kick-off, c’est juste un prétexte pour dire qu’on a fait une réunion et l’on peut dire que les choses avancent à la hiérarchie. Check.
C’est pas toi, c’est eux (mais prépare-toi quand même)
Quand tu vis ce genre de réunion, tu ressors avec une impression désagréable. Je me dis que je suis le problème. C’est faux, cependant, cela ne veut pas dire que je ne fais pas partie de l’équation et que je ne peux rien y faire.
Quelques outils de survie :
Poser les bonnes questions en amont : “Le besoin est-il finalisé ?”, “Qui présente quoi ?”, “Quel est l’objectif de la réunion ?”. En fait, il y a de très nombreuses questions que je ne pose jamais et pourtant, je devrais, je serais mieux préparé et finalement, je pourrais avertir en amont mon ESN qu’un truc louche est là.
Demander un support client avant : même un brouillon vaut mieux que rien. En effet, pourquoi se censurer ?
Préparer une mini-présentation de secours : pour cadrer si tout le monde est paumé. Oui, c’est peut-être faire le travail d’un autre, mais au moins, cela montre aussi que l’on peut prendre les choses en main. En fait, je me dis qu’une présentation avec juste des bullets nommant les points à aborder serait déjà très bien.
Oser dire non : si le projet n’est pas prêt, ce n’est pas à toi de faire semblant qu’il l’est
Conclusion : le kick-off n’est pas une formalité
Le mot “kick-off” ne transforme pas une réunion vide en réunion utile. Ce n’est pas magique. Ce n’est pas un label de qualité.
Et si un client te demande de faire de l’organisation, du cadrage, de la com, du dev, de l’architecture… pose-toi une seule question :
Est-ce qu’il veut un projet, ou un prestataire qui pense pour lui ?
